Intrebari diverse - initializare

Aici vă puteţi exprima ideile de îmbunătăţire ale softului

Intrebari diverse - initializare

Mesajde carmen » 05 Oct 2009

Buna ziua,

As dori sa va adresez citeva intrebari:

1. Lucrez pe demo si doresc sa-mi achizitionez licenta.
Datele pe care le-am introdus pe demo pot fi transferate, dupa cumpararea licentei, pentru a nu mai lucra la o
noua baze de date (144 apartamente) ?
2. Am o factura platita in lunile anterioare dar nerepartizata. Aceasta o voi repartiza dupa ce voi prelua gestiunea de la fostul contabil, inclusiv soldul la fondul de reparatii.
a) Cum evidentiez factura platita dar nerepartizata, in procesul de initializare ?
b) Factura va trebui distribuita din fondul de reparatii. In cazul in care soldul fondului de repartii al unor apartamente
nu este suficient pentru acoperirea cotei de reparatii pentru apartamentele respective, cum trec aceasta diferenta in
coloana de reparatii din tabel ? Urmez procedura de la optiunea "adun fond" si apoi fac distributia multipla, pe fiecare
apartament in parte ?
3. Cum se rotunjeste la cifra intreaga, totalul cotelor de intretinere si daca este posibil si celelate totaluri. Nu vreau sa lucrez cu zecimale intrucit incasarea este greoaie ? Tabelul final poate fi exportat in Excel, daca as vrea sa mai adaug ceva ?
4. O factura repartizata in avans (interfon) dar neplatita, am evidentiat-o la la "datoriile initiale ale asociatiei".
Cind va veni factura (se factureaza o data la 3 luni) si voi face plata, inclusiv pentru luna repartizata in avans,
se inchide aceast aceasta suma, care acum apare in situatia soldurilor, pe pasiv, la "furnizori, facturi neachitate" ?
Cum procedez ?
5. Am introdus din greseala, un contract de munca in loc de conventie civila. Nu mai pot sterge din optiunea "salarii" acest contract. Daca activez optiunea "plateste salarii" apare ca o cheltuiela suma totala, inclusiv cea a contractului gresit.
a) Fac o distribuire partiala a salariilor si suma intrudusa gresit ramine nerepartizata ? Cum o anulez, pentru ca am inteles
ca nu poate fi inchisa luna pina nu se platesc/repartizeaza salariile ?
b) Cheltuiala apare din salariul brut (inclusiv impozitul), este corect ?
c) Plata impozitului, prin banca, o evidentiez cu functia "adauga chitanta" pentru a actualiza soldul fondului din banca, dar
nu o mai distibui ca si cheltuiala. Este corect ?
6. La initializarea unui apartament, intoduc datoriile proprietarilor din ultima lista de intretinere, pe fonduri.
Daca penalizarea pentru un apartament este anulata, printr-o decizie a CE al asociatei, cum anulez aceasta datorie din sistem ?
Prin functie de stergere ? As dori totusi sa ramina evidentiata ca datorie si ca a fost stersa in urma deciziei nr.........pentru
a se stii la un moment data ce penalitati s-au sters pentru apartamentul respectiv.
7. O chirie pentru o boxa a blocului, platita de un proprietar, am evidentiat-o ca venit si apoi am repartizat-o pe fondul de reparatii la blocul respectiv. Cum verific daca s-a repartizat suma pe apartamentele din blocul respectiv ? Cum verific rulajul
fondului de repartii pe fiecare apartament ?
8. Daca asociatia are conturi la mai multe banci, sau mai multe conturi intr-o banca pot fi evidentiate separat ?
In momentul initializarii cumulez soldurile la toate conturile din toate bancile ?

Va multumesc pentru raspunsuri.

O zi buna !
carmen
 
Mesaje: 63

Re: Intrebari diverse - initializare

Mesajde XiSoft » 05 Oct 2009

1. Da; versiunea DEMO este 100 % compatibila cu cea "completa"

2. a) Introduceti factura ca si factura curenta (cu bifa "plata din fond") si introduceti si plata atunci cand s-a facut (ex: cu data de 1 mai 2009); registrul de casa va "intereseaza" incepand de la data initializarii (adica ceva mai tarziu, ex: 1 octombrie 2009); deci, cand tipariti registrul de casa, veti debifa ziua in care s-a introdus plata respectiva (ex: 1 mai 2009)

2. b) Daca un apartament nu are suficienti bani in soldul fondului, se va pune o valoare negativa. Puteti face in modul urmator: achitati factura, dupa care va uitati care apartamente au ajuns la sold negativ. Dupa cum ati spus, folositi: "Adun fond" si "Distribuire multipla".

3. In update-ul urmator va fi disponibila optiunea de rotunjire la 1 RON. Pana cand va fi lansat update-ul oficial, puteti folosi versiunea "beta" care are deja implementata aceasta optiune (meniul "Configurare", "Optiuni tiparire tabel si note de consum"); o puteti descarca de la adresa:
http://www.xisoft.net/download/BlocManagerNET26Beta.exe

Da, puteti exporta si in Excel, orice raport (folositi optiunea "in fisier" de la tiparire si alegeti formatul "Excel")

4. In cazul in care ati repartizat o suma inainte sa apara factura, puteti face in doua moduri (prima metoda ar fi cea mai corecta, a doua ceva mai simpla):
- considerati suma adunata ca si un "fond" (ex: "fond interfon", din care veti plati factura in momentul in care apare); in cazul initializarii, adaugati un fond, la care-i puneti soldul in functie de suma distribuita pe tabel; setati modul de repartizare al fondului, asa cum ati si adunat cheltuiala la momentul respectiv (ex: egal)
- introduceti 3 facturi "fictive" in loc de una, care le repartizati cate una in fiecare luna; in cazul initializarii, introduceti (prima din cele trei) ca si "datorie initiala a asociatiei"

5. Solutia in acest caz este sa introduceti la contractul "gresit" zero zile lucrate in luna curenta (meniul "Salarii", "Platire (vizualizare) salar sau avans", dublu click pe salariatul "gresit"); in luna urmatoare, contractul nu va mai aparea (daca a fost "desfacut")

6. Introduceti datoriile initiale la penalizare ca si "Penalizare procentuala" (tipul "Penalizare" inseamna "repartizarea unei facturi de penalizare de la furnizori"); daca apare o decizie prin care trebuie stearsa o datorie de acest tip, ne puteti trimite asociatia prin email si va putem sterge datoria fara probleme (deoarece "Penalizarea procentuala" este un fel de "fond" si nu are nici un impact in "Situatia soldurilor" pana cand este platita); pentru a ramane o "evidenta" puteti folosi o "Nota" (dublu click pe apartament "Note");

Cand este vorba de "Penalitatile de la furnizori" este putin mai complicat pentru ca, daca se doreste "stergerea" unei datorii de acest tip, ar insemna sa "redistribuim" factura respectiva de penalitati. In mod normal, in urma unui proces n-ar trebui sa fie anulate acest tip de penalitati pentru ca, asociatia a fost nevoita sa le plateasca furnizorului, indiferent de decizia Curtii.

7. Banii dintr-un venit "intra" in soldul fondului ales in momentul in care "clientul" plateste asociatiei datoria (prin "Adauga chitanta"); operatiunile respective (sumele care au intrat fiecarui apartament) se vad in registrul fondului.

8. Se pot evidentia separat oricate conturi (meniul "Configurare", "Date despre asociatie") fiecare cu soldul lui. Tot aici se pot evidentia si conturile de depozit.
XiSoft
Site Admin
 
Mesaje: 996

Re: Intrebari diverse - initializare

Mesajde carmen » 05 Oct 2009

Buna ziua,

Multumesc pentru raspunsuri.

Intrebare

1. Se poate seta ca si totalul intretinerii sa fie rotunjit la cifra intreaga ? Am situatii in care proprietarii platesc
numai suma de pe coloana de intretinere, fara restante si as fi preferat ca si aceasta sa fie cifra intreaga...

2. Anularea unei penalizari (este vorba de penalizare pentru intirzierea platii intretinerii), imi spuneti sa va trimit asociatia prin e-mail ? In asociatia noastra se anuleaza frecvent aceste penalizari, calculate mai demult, intrucit se stie ca nu exista nici o sansa
de recuperare a acestora. Nu esista o alta procedura ? Trebuie sa va trimit de fiecare data asociatia pentru anulare ?

Multumesc din nou pentru tot sprijinul

O zi buna !
carmen
 
Mesaje: 63

Re: Intrebari diverse - initializare

Mesajde XiSoft » 06 Oct 2009

1. Momentan rotunjirile se fac doar in coloana "Total de plata" pentru a se mai putea urmari sumele care se aduna; adica, daca avem 2-3 sume rotunjite, totalul rotunjit nu se mai verifica - ex: 13,64 Intretinere + 24,80 Restanta = 38,44 RON; valorile rotunjite: 14 RON + 25 RON nu este egal cu 38 RON.

Un alt aspect: datoriile generate de program vor fi tot cu doua zecimale (pentru ca altfel nu ar fi corect din punct de vedere contabil). Singura diferenta este la afisare si la incasarea chitantei unde apare un camp "Total rotunjit". In momentul in care se plateste suma rotunjita (ex: 100 RON in loc de 99,55 RON) - restul va fi considerat "avans" (0,45 RON); puteti folosi optiunea de ascudere a "restantelor negative" adica avansurilor daca nu doriti sa apara pe tabel sumele respective.

Problema rotunjirilor este relativ "delicata" pentru ca poate crea confuzii daca nu este folosita corect de aceea, o modificam numai dupa recomandarile primite de la un numar mai mare de clienti.

2. Ca si principiu, programul nu permite modificarea datelor dupa ce a fost inchisa o luna. Deocamdata, majoritatea clientilor considera o masura buna de siguranta, aceasta restrictie. Sunt intr-adevar si situatii in care ar fi utila modificarea unor date din urma si o sa avem in vedere implementarea unor astfel de facilitati.

In cazul dumneavoastra, ati putea fie sa nu mai aplicati penalizari (daca "stiti sigur" ca nu vor fi platite), ati putea aplica un procent mai mic de penalizare sau se mai poate folosi o "somatie de plata" oficiala, trimisa prin posta (meniul "Rapoarte", "Tabel cheltuieli", "Notificare restantieri"). Nu este tocmai "corect" sa afisati niste penalitati doar ca sa "speriati" restantierii, iar apoi sa le stergeti. Sunt niste acte cara raman la dosar pe luna respectiva si trebuie sa existe o justificare "serioasa" pentru anularea unei astfel de sume. Singura situatie admisa este o decizie judecatoreasca.
XiSoft
Site Admin
 
Mesaje: 996


Înapoi la Sugestii