Ar fi două abordări:

• să evidenţiaţi preşedintele sub forma unui furnizor
• să folosiţi un cont bancar pentru evidenţa operaţiunilor

Dacă se lucrează frecvent în acest fel (ex: lunar, daţi bani preşedintelui pentru a face achiziţii sau plăţi de facturi) ar fi recomandat să folosiţi a doua metodă.

Prima variantă:

• creaţi un furnizor nou (ex: "Preşedinte Popescu")
• când daţi bani preşedintelui, introduceţi o chitanţă de avans (către furnizorul de mai sus)
• când preşedintele vă aduce facturi, chitanţe şi restul de bani, faceţi asa: introduceţi o chitanţă cu bifa Restituire bani de la furnizor de la furnizorul nou creat, cu toată suma pe care i-aţi dat-o, după care introduceţi facturile şi chitanţele primite

Dacă se întâmplă ca, preşedintele să nu vă returneze restul de bani, ar fi recomandat să folosiţi a doua metodă, pentru o evidenţă mai clară.

A doua variantă:

• creaţi un nou cont bancar în meniul Configurare, Date despre asociaţie (ex: Cont Preşedinte Popescu)
• dacă daţi bani numerar preşedintelui, folosiţi operaţiunea Depunere numerar (în contul creat mai sus) din meniul Diverse, Operaţiuni bancare
• dacă preşedintele retrage numerar din contul asociaţiei, evidenţiaţi operaţiunea ca un Transfer între conturi (din contul "real" al asociaţiei, în contul preşedintelui)
• când primiţi de la preşedinte chitanţe de plăţi efectuate de el (din banii respectivi) înregistraţi operaţiunile ca şi plăţi din contul de bancă de mai sus (ex: Cont Preşedinte Popescu)
• dacă preşedintele vă returnează numerar (ex: rest de la plata facturilor) introduceţi suma respectivă ca şi Ridicare numerar din contul de mai sus
• în soldul contului aferent preşedintelui (ex: Cont Preşedinte Popescu) veţi vedea totdeauna, suma pe care trebuie să o returneze asociaţiei

Chitanțele prin care daţi şi primiţi bani de la preşedinte, pot avea "Tipul documentului" ca fiind DISPOZIŢIE DE PLATĂ, respectiv DISPOZIŢIE DE ÎNCASARE