Întrebări frecvente administrator BlocManagerNET

În primul rând ar trebui să creați asociația pe unul din calculatoare (deschideți o asociație existentă, mergeți în meniul Fișiere și dați Asociație nouă)

După ce creați asociația, activați salvarea pe server (click pe bulina roșie din colțul dreapta jos a ferestrei principale) închideți asociația și o deschideți din nou (așa încât să vă ceară seria de comandă și să fie atașată baza de date la un cont de utilizator). Apoi, închideți asociația din nou.

Ultimul pas este să transferați baza de date pe noul calculator. Cea mai simplă metodă este să folosiți programul de instalare pe care îl puteți descărca de AICI. Puteți rula programul de instalare de oricâte ori, fără nici o problemă, chiar dacă softul este deja instalat. În cadrul programului de instalare, veți ajunge la un pas unde aveți o bifă: Copiază automat asociațiile care au fost create pe un alt calculator. Puneți bifa respectivă, introduceți seria de comandă pe care ați utilizat-o mai sus și dați Next. Baza de date va fi copiată și se va crea pe desktop un nou shortcut aferent acestei asociații.

Pașii de mai sus trebuie făcuți o singură dată pentru o asociație și un calculator. Odată ce există o copie a bazei de date pe un calculator, datele vor fi transferate automat, atâta timp cât este activă opțiunea de salvare pe server (bulina din colțul dreapta jos este verde)

Când lucraţi pe mai multe calculatoare, ar fi recomandat să lucraţi tot timpul cu salvarea pe server activă. Dacă lucraţi simultan, pe aceeaşi asociaţie, pe mai multe calculatoare, se vor putea păstra modificările doar de pe unul din calculatoare. Sistemul vă permite să aveţi salvarea pe server activă, la o asociaţie, pe un singur calculator odată.

Primul pas este să introduceți factura de apă așa cum ați primit-o de la furnizor (ex: Apa Nova) mai puțin suma de penalizare, dacă există (penalizarea o veți introduce sub forma unei facturi separate, de obicei cu bifa Plata...dintr-un fond)

Mai departe, puteți alege una din cele două abordări:

• faceți repartizarea folosind funția Distribuie cheltuiala și setați manual prețurile
• faceți repartizarea folosind funcția Distribuie apa rece

În majoritatea cazurilor, recomandăm a doua variantă deoarece, în acest caz programul face toate calculele automat (nu mai este nevoie nici să calculați sumele pe care să le distribuiți și nici prețurile)

Deci, mergeți în dosarul Cheltuieli și Facturi, dați click drept pe factura de apă și alegeți: Distribuie apa rece. În fereastra care se deschide:

• introduceți cantitatea de apă rece facturată (fără să includeți apa pentru apă caldă)
• modificați prețurile (ex: apă, canal) așa încât să fie conform facturii
• completați cantitatea de apă meteorică sau pluvială, dacă este cazul
• alegeți apartamentele pentru care este destinată factura (de obicei toată asociația)

Dacă apare un mesaj de eroare, de obicei problema este de la un preț sau
o cantitate introdusă greșit.

Puteți modifica o distribuire introdusă anterior dacă dați dublu click pe ea (dosarul Cheltuieli și Facturi, click pe semnul plus din stânga facturii și dublu click pe distribuirea dorită)

Dacă doriți să repetați o distribuire, puteți fie să o modificați, fie să o ștergeți (la fel ca și la punctul anterior doar că, în loc să dați dublu click pe repartizare, folosiți tasta Delete) și să o introduceți din nou.

Dacă repartizați factura de apă folosind funcția Distribuie apa rece, ar fi recomandat să lăsați setările implicite în meniul Configurare, Opțiuni asociații contorizate, respectiv Prețuri (apa să fie defalcată în componentele ei iar prețurile să fie introduse fără TVA, așa cum apar în factură)

Dacă repartizați factura de apă folosind funcția Distribuie cheltuiala, atunci este mai simplu dacă setați introducerea prețurilor să fie cu TVA, iar apa să nu fie defalcată în componentele ei (ex: canal + TMAU)

Proporţia pierderilor de apă (diferenţa dintre cantitatea facturată şi totalul apometrelor individuale) se poate seta din meniul Configurare, Contoare, dublu click pe contorul dorit.

Pentru a vedea mai uşor dacă repartizarea s-a făcut corect, puteţi adăuga pe lista de plată două coloane: una de tipul APĂ RECE CONSUM MC (cantitatea înregistrată de apometre) iar cealaltă de tipul APĂ RECE PIERDERI MC (diferenţele de apă). Adăugarea coloanelor se face din meniul Configurare, Coloane tabel, Adaugă coloană (este esenţial să alegeţi TIPUL corect pentru fiecare coloană)

Primul pas este să introduceți facturile de apă (ex: Apa Nova) și termoficare (ex: Radet) așa cum le-ați primit de la furnizori, mai puțin sumele de penalizare, dacă există (penalizările le veți introduce sub formă de facturi separate, de obicei cu bifa Plata...dintr-un fond)

Mai departe, puteți alege una din cele două abordări:

• faceți repartizarea folosind funția Distribuie cheltuiala și setați manual prețurile
• faceți repartizarea folosind funcția Distribuie apa caldă

În majoritatea cazurilor, recomandăm a doua variantă deoarece, în acest caz programul face toate calculele automat (nu mai este nevoie nici să calculați sumele pe care să le distribuiți și nici prețurile)

Deci, mergeți în dosarul Cheltuieli și Facturi, dați click drept pe factura de apă (ex: Apa Nova) și alegeți: Distribuie apa caldă. În fereastra care se deschide:

• alegeți din partea de jos a ferestrei, apartamentele pentru care doriți să faceți repartizarea, așa cum specifică factura (ex: o scară sau toată asociația)
• în partea de sus a ferestrei, selectați factura de termoficare corespunzătoare
• introduceți cantitatea facturată de apă rece pentru apă caldă
• modificați prețurile (ex: apă, canal) așa încât să fie conform facturii
• pe linia Încălzirea apei în câmpul VALOARE -Lei- puneți costul de încălzire al apei fără TVA, așa cum apare în factura de termoficare, iar în câmpul VALOARE TVA -Lei- puneți TVA-ul aferent, conform facturii
• dați OK și dacă este cazul, repetați procesul pentru celelate scări sau tronsoane

Dacă apare un mesaj de eroare, de obicei problema este de la un preț sau
o cantitate introdusă greșit.

Puteți modifica o distribuire introdusă anterior dacă dați dublu click pe ea (dosarul Cheltuieli și Facturi, click pe semnul plus din stânga facturii și dublu click pe distribuirea dorită)

Dacă doriți să repetați o distribuire, puteți fie să o modificați, fie să o ștergeți (la fel ca și la punctul anterior doar că, în loc să dați dublu click pe repartizare, folosiți tasta Delete) și să o introduceți din nou.

Dacă repartizați factura de apă folosind funcția Distribuie apa caldă, ar fi recomandat să lăsați setările implicite în meniul Configurare, Opțiuni asociații contorizate, respectiv Prețuri (apa să fie defalcată în componentele ei iar prețurile să fie introduse fără TVA, așa cum apar în factură)

Dacă repartizați factura de apă folosind funcția Distribuie cheltuiala, atunci este mai simplu dacă setați introducerea prețurilor să fie cu TVA, iar apa să nu fie defalcată în componentele ei (ex: canal + TMAU)

Proporţia pierderilor de apă (diferenţa dintre cantitatea facturată şi totalul apometrelor individuale) se poate seta din meniul Configurare, Contoare, dublu click pe contorul dorit.

Pentru a vedea mai uşor dacă repartizarea s-a făcut corect, puteţi adăuga pe lista de plată două coloane: una de tipul APĂ CALDĂ CONSUM MC (cantitatea înregistrată de apometre) iar cealaltă de tipul APĂ CALDĂ PIERDERI MC (diferenţele de apă). Adăugarea coloanelor se face din meniul Configurare, Coloane tabel, Adaugă coloană (este esenţial să alegeţi TIPUL corect pentru fiecare coloană)

Dacă greşeala este în luna anterioară de cheltuieli (ex: martie), iar în luna curentă (ex: aprilie) încă nu aţi introdus prea multe date, ideea ar fi să reveniţi la luna precedentă, să faceţi corecţia şi să închideţi luna din nou. De notat că, operaţiunile din noua lună de cheltuieli (ex: aprilie) vor trebui reintroduse.

Mai exact:

• mergeţi în meniul Fişiere, Restaurează asociaţia
• în partea de jos a ferestrei, selectaţi copia Luna X Înainte inchidere (ex: martie) şi daţi
  Restaurează asociaţia

Dacă greşeala este mai veche sau nu este convenabil să se redeschidă luna (ex: s-a lucrat relativ mult în luna curentă de cheltuieli sau lista de plată a fost deja afişată) corecţia se face de obicei în următoarea lună de cheluieli.

Exemple de corecţii:

• s-a greşit indexul unui contor de apă la un apartament; în următoarea lună de cheltuieli se introduce indexul corect (consumul poate fi şi negativ)
• s-a introdus şi s-a repartizat o factură cu valoare prea mare; luna următoare se introduce o factură cu minus şi se distribuire la aceeaşi proprietari

Pentru mai multe exemple de corecţii, vă rugăm să consultaţi şi celelalte întrebări frecvente.

Dacă sunteţi în primele luni de lucru cu programul şi aveţi multe corecţii de făcut (ex: la iniţializare aţi avut informţii parţiale sau eronate) varianta cea mai simplă ar fi să folosiţi funcţia "Export luni" din meniu "Fişiere" şi să urmaţi mesajul de acolo, legat de reiniţializare.

Există două variante de acces pentru cenzor:

• printr-un cont online pe interfaţa www.e-bloc.ro
• direct din programul BlocManagerNET

Prima variantă este cea mai simplă. Oferă acces la marea majoritate a datelor (ex: facturi, modul lor de repartizare, rapoarte etc). Pentru configurarea accesului, mergeţi în programul BlocManagerNET, meniul Online, Utilizatori globali pentru acces online şi adăugaţi un cont de tip cenzor.

Pentru a permite accesul cenzorului direct la programul BlocManagerNET, trebuie să urmaţi paşii de mai jos:

• puneţi o parolă de Salvare pe server pe care nu o comunicaţi cenzorului (meniul "Fişiere", "Protecţie asociaţie", "Salvare pe server...") aşa încât să nu poată modifica datele
• instalaţi programul pe calculatorul cenzorului de la link-ul de AICI
• trimiteţi cenzorului o copie a bazei de date, prin orice metodă doriţi (ex: deschideţi programul, mergeţi în menilu "Fişiere", "Salvează ca...", savaţi copia şi o trimiteţi prin email)

În acest moment, cenzorul va avea instalat programul BlocManagerNET şi o copie a bazei de date pe care o poate deschide. Nu va folosi funcţia de salvare pe server aşa încât să nu modifice datele. Când va dori să vadă o copie mai nouă a bazei de date, va merge în meniul Fişiere, Restaurează asociaţia, va selecta locaţia Direct de pe Server, va alege cea mai nouă copie a bazei de date şi va da Restaurează asociaţia.

De notat că, firma XiSoft nu oferă asistenţă tehnică decât persoanei de contact desemnate la achiziţia licenţei (deci, nu este inclus cenzorul, preşedintele sau alte persoane din componenţa asociaţiei)

Administratorul şi cenzorul vor lucra în felul următor:

• administratorul finalizază luna, închide programul (aşa încât să fie salvate pe server şi ultimele modificări) şi anunţă cenzorul
• cenzorul preia ultima variantă a datelor (ex: "Refresh" în interfaţa www.e-bloc.ro sau paşii de mai sus pentru programul BlocManagerNET) şi face verificarea
• dacă se constată vreo problemă, anunţă administratorul care remediază greşeala şi reia paşii de mai sus
• când este totul în regulă, cenzorul anunţă administratorul care închide luna şi afişează lista de plată

Echilibrul situaţiei soldurilor este influnţat de 5 elemente:

• datoriile proprietarilor
• datoriile asociaţiei
• soldul de casă
• soldul conturilor de bancă
• soldul fondurilor

Ca să puteţi verifica cel mai uşor, ar trebui să ajungeţi cu initializarea la punctul în care, toate aceste elemente sunt la zi. Verificarea o puteţi face aşa:

• datoriile proprietarilor: mergeţi la Adaugă chitanţă, selectaţi proprietarii pe rând şi vedeţi dacă datoriile care apar acolo sunt cele existente în acest moment
• datoriile asociaţiei: mergeţi la Adaugă chitanţă, selectaţi (la Plătitor) Asociaţia şi verificaţi dacă sumele care apar acolo sunt valorile pe care le mai are de achitat asociaţia către furnizori; ar mai trebui să verificaţi şi dosarul Cheltuieli şi Facturi în sensul că, facturile nerepartizate să fie corecte (ex: să nu fie vreo sumă distribuită într-o lună anterioară şi care apare în dosarul respectiv)
• soldul de casă: îl puteţi verifica în mai multe moduri; de exemplu, mergeţi în dosarul Registru casă şi selectaţi ziua curentă; suma de acolo trebuie să coincidă cu suma pe care o aveţi numerar
• soldul conturilor de bancă: îl puteţi verifica selectând contul dorit din dosarul Registre bancă şi alegând ziua curentă; valorile de acolo trebuie să coincidă cu sumele din extrasul de cont
• soldul fondurilor: se poate vedea din meniul Configurare, Fonduri, daţi dublu click pe fiecare font în parte şi alegeţi tab-ul Sold curent; valorile de acolo ar trebui să coincidă cu sumele care vi s-au predat, actualizate cu operaţiunile care s-au înregistrat între timp

Dacă toate valorile de mai sus sunt corecte, înseamnă că diferenţa din situaţia soldurilor este o problemă "din urmă" (nu este greşeala dumneavoastră; ex: poate fi de acum 10 ani). N-am putea spune motivul acestui dezechilibru, chiar dacă uneori valoarea pare să "semene" cu un element sau altul (ex: o anumită factură). S-ar putea determina cauza cu exactitate, doar printr-o expertiză pornită dintr-un moment în care situaţia soldurilor era echilibrată (lucru care în practică este dificil şi costisitor)

Prin urmare, soluţia este să evidenţiaţi diferenţa respectivă (ex: printr-un fond) şi să lucraţi contabilitatea mai departe. Dacă la un moment dat se vor descoperi elemente care nu sunt corecte (ex: o chitanţă neînregistrată) se va putea face rectificare (ex: din fondul respectiv)

Mai exact: mergeţi în meniul INIŢIALIZARE, Situaţia soldurilor şi notaţi suma care apare acolo (ex: 100 Lei). Apoi, mergeţi în meniul Configurare, Fonduri şi adăugaţi un nou fond (ex: îl puteţi numi Fond diferenţe preluare). Setaţi fondul cu detalierea soldului pe asociaţie, iar la tab-ul Sold curent introduceţi suma notată anterior (ex: 100 Lei)

Dacă difereţa de mai sus este pozitivă, înseamnă că aveţi mai mulţi bani decât erau evidenţiaţi.
Cauze posibile ar fi:

• s-au colectat fonduri (ex: reparaţii, rulment sau chiar penalizare procentuală), dar nu au fost actualizate soldurile
• s-au repartizat pe listele de plată sume mai mari decât valorile facturilor (ex: asociaţia a primit o factură de 1.000 Lei, dar pe liste s-a repartizat 1.200 Lei)

Dacă difereţa de mai sus este negativă, înseamnă că aveţi mai puţini bani decât erau evidenţiaţi.
Cauze posibile ar fi:

• s-a omis repartizarea unei facturi; asociaţia a plătit banii către furnizor însă, nu i-a recuperat nici din listele de plată şi nici dintr-un fond
• s-au sustras bani din contul de bancă sau din caseria asociaţiei

Mergeţi în meniul Configurare, Coloane tabel, daţi Adaugă coloană, selectaţi Tipul coloanei să fie NUMĂR APARTAMENT, completaţi titlul coloanei (ex: Nr. ap.) şi daţi OK.

Dacă doriţi să poziţionaţi coloana în altă parte (ex: să fie penultima în loc de utima) puteţi folosi butoanele Sus şi Jos sau mouse-ul.

Dacă respectiva chitanță este introdusă în luna curentă de cheltuieli, soluția este să mergeți în dosarul Chitanțe și să editați (dublu click) chitanța greșită.

Dacă greșeala este în luna anterioară de cheltuieli, iar în luna curentă încă nu s-au introdus date (sau, s-a lucrat puțin) se poate redeschide luna (se vor pierde datele din ultima lună). Mai exact: mergeți în meniul Fișiere, Restaurează asociația, selectați copia Luna X Înainte închidere și dați Restaurează asociația. Faceți corecția și închideți luna din nou.

Dacă nu se pot aplica variantele de mai sus, soluția cea mai simplă ar fi:

• introduceți chitanța la apartamentul corect (ex: 5)
• introduceți o factură (de la un furnizor oarecare) pe care o repartizați la apartamentul greșit (ex: 3) pe o coloană oarecare
• achitați factura de mai sus

Factura și chitanța de mai sus, pot avea "Tipul documentului" ca fiind NOTĂ RECTIFICATIVĂ. Data chitanței poate fi data reală a plății sau, data cea mai mică la care se pot introduce chitanțe în luna curentă.

Soluția de mai sus nu este "perfectă" (datoriile încasate eronat nu se "pun la loc" ci sunt incluse în valoarea întreținerii din luna curentă). În marea majoritate a cazurilor, varianta de mai sus este "suficient de bună". Dacă este esențial ca, fișa apartamentului să fie perfectă (ex: apartament cu restanțe mari, cu dosar de judecată, expertiză etc) probabil ar fi recomandat să alegeți varianta de a redeschide luna.

Soluția cea mai simplă este:

• introduceți o chitanță prin care încasați respectivele datorii de penalizare procentuală (intră bani în asociație și crește soldul fondului de penalizări)
• introduceți o factură cu bifa Plata...dintr-un fond, pe care o achitați din fondul de penalizări (ies bani din asociație și scade soldul fondului de penalizări)

Factura și chitanța de mai sus, pot avea "Tipul documentului"
ca fiind NOTĂ RECTIFICATIVĂ.

O altă soluție este să folosiți funcția "Adună fond". Selectați PENALIZARE PROCENTUALĂ, introduceți suma cu minus și o repartizați tot cu minus, la apartamentul respectiv. La închiderea lunii, noua datorie cu minus va anula din restanțele de penalizare procentuală.

Ideile de mai sus pot fi utilizate și pentru anularea datoriilor la un fond oarecare (ex: Fond rulment, reparații etc) doar că, în locul fondului de penalizări va fi utilizat fondul respectiv.

Datoriile de întreţinere se anulează de obicei, doar în situaţii în care, recuperarea sumelor se consideră "imposibilă" (ex: datoriile sunt mai vechi de 3 ani şi s-au prescris)

Având în vedere că, banii respectivi au fost deja achitaţi către furnizori, anularea se face cu "pierdere" din partea asociaţiei. Ar fi două variante de a suporta această pierdere:

• dintr-un fond
• prin repartizarea sumei pe lista de plată

În marea majoritate a cazurilor se doreşte suportarea pierderii dintr-un fond. Deci, modul de operare este aşa:

• introduceţi o chitanţă prin care încasaţi datoriile respective de la proprietar (intră bani în asociaţie)
• introduceţi o factură cu bifa Plata...dintr-un fond, pe care o achitaţi din fondul dorit (ies bani din asociaţie)

Factura și chitanța de mai sus, pot avea "Tipul documentului"
ca fiind NOTĂ RECTIFICATIVĂ.

Dacă doriţi să anulaţi o datorie la un fond (ex: Fond rulment) puteţi folosi paşii de mai sus doar că, la achitarea facturii veţi alege fondul de mai sus (ex: Fond rulment) iar la Proprietarii care plătesc veţi selecta apartamentul respectiv (prin înregistrarea primei chitanţe - soldul fondului va creşte, iar prin a doua - va scădea cu aceeaşi sumă)

Dacă doriţi să anulaţi mai multe tipuri de datorii (ex: întreţinere, fond rulment, penalizare procentuală) ar fi recomandat să faceţi operaţiuni distincte (urmând paşii de mai sus) pentru fiecare tip de datorie.

Presupunem că:

• factura este introdusă într-o lună anterioară (dacă este în luna curentă, o puteţi edita prin dublu click)
• este achitată (plata este introdusă în program)
• factura este nerepartizată

Faceţi aşa:

• creaţi un furnizor separat (ex: îl puteţi numi "Corecţie")
• introduceţi o factură cu minus de la noul furnizor (cu aceeaşi sumă ca şi factura iniţială; ex: -100 Lei)
• repartizaţi ambele facturi (atât cea anterioară cu plus, cât şi noua factură cu minus) pe o coloană nefolosită (ex: Răcire) la toţi proprietarii
• introduceţi o chitanţă cu bifa Restituire bani de la furnizor de la furnizorul nou creat (ex: "Corecţie") cu suma de mai sus (ex: 100 Lei)
• introduceţi factura "corectă" cu bifa Plata...dintr-un fond
• achitaţi factura de mai sus din fondul dorit

Facturile și chitanțele de mai sus, pot avea "Tipul documentului"
ca fiind NOTĂ RECTIFICATIVĂ.

Coloana utilizată pentru corecţie (ex: Răcire) nu va apărea la nici un apartament (având valoare zero pentru toţi proprietarii)

Am recomandat utilizarea unui furnizor separat pentru situaţia în care, soldul furnizorului respectiv nu este zero (ex: între timp aţi mai avut alte facturi de la el, iar unele nu sunt achitate)

Dacă factura nu este încă achitată, omiteţi paşii 4 şi 6
(restituirea şi plata facturii din fondul dorit)

Dacă factura iniţială a fost deja repartizată, puteţi face la fel doar că, la pasul 3 folosiţi o coloană "obişnuită" (ex: Cheltuieli administrative) aşa încât proprietarii să vadă că, respectiva cheltuială a fost scăzută

Pentru anularea unei datorii la un fond, folosiţi tot operaţiunea Adună fond dar cu valori negative. Mai exact, daţi "Adună fond...", selectaţi fondul dorit, introduceţi suma totală pe care doriţi să o diminuaţi, cu minus, după care daţi click drept pe cheltuiala nou creată, alegeţi Distribuire multiplă şi introduceţi valorile cu minus.

Dacă unii din proprietari au plătit deja, veţi constata că rămân cu un avans la fondul respectiv (ex: Fond senzori gaze), avans care nu se anulează automat cu datorii de alt tip (ex: întreţinere). Pentru a rezolva problema, mergeţi în meniul Configurare, Fonduri, daţi dublu click pe fondul de mai sus (ex: Fond senzori gaze), mergeţi la tab-ul Avans şi adăugaţi datorie de Întreţinere (configuraţi programul în aşa fel încât, avansul la acest fond să anuleze şi datorii de Întreţinere). La închiderea lunii, sumele plătite în plus pentru acest fond vor anula datorii de întreţinere.

După ce treceţi la luna nouă, puteţi anula opţiunea de mai sus (lăsaţi configurarea implicită în care, avansul la un fond anulează doar datorie la fondul respectiv)

În primul rând, daţi click AICI pentru a verifica dacă licenţa şi baza de date sunt în proprietatea asociaţiei.

Dacă licenţa aparţine asociaţiei, avem nevoie să ne trimiteţi prin email la adresa suport@xisoft.net, o dovadă că sunteţi noul administrator al asociaţiei de proprietari. Documentul respectiv poate fi:

• copie după ultima pagină din contractul de administrare (semnat şi ştampilat)
• cerere din partea asociaţiei (cu semnătură şi ştampilă), în care să se menţioneze cine este noua persoană de contact
• copie după ultima pagină din contractul individual de muncă (cu semnătura şi ştampila asociaţiei)

În mesajul email vă rugăm să ne menţionaţi numele, numărul de telefon şi adresa email pentru noua persoană de contact.

Dacă licenţa nu aparţine asociaţiei (ex: este în proprietatea unei firme) puteţi intra în posesia datelor doar cu acordul proprietarului licenţei (ex: fosta firmă de administrare)

Proprietarul licenţei poate să transfere baza de date de pe comanda lui, pe o altă comandă (ex: pe comanda noii firme de administrare sau pe comanda asociaţiei de proprietari). Acest lucru se face din programul BlocManagerNET, meniul Ajutor, Despre, Transfera asociaţia Pentru transfer, vechiul deţinător al bazei de date va avea nevoie de primele 5 cifre sau litere din seria de comandă destinaţie (din motive de securitate, nu veţi transmite toată seria de comandă)

XiSoft nu are calitatea să evalueze sau să pună în aplicare eventuale înţelegeri care pot să existe între părţi (ex: contract între vechea firmă şi asociaţie, în care se menţionează că, la încetarea contractului vor pune la dispoziţie baza de date)

În cazul în care, nu reuşiţi să intraţi în posesia vechii baze de date, XiSoft vă poate ajuta doar cu informaţii legate de "Contul COLECTOR" (ex: ultimele tranzacţii, factura de comision, transferul banilor etc)

Când preluaţi o asociaţie de la un alt utilizator, ar fi recomandat să setaţi parolele pentru Salvare pe server şi Vizualizare date server (meniul Fişiere, Protecţie asociaţie)

În primul rând, ar trebui să vă asiguraţi că aţi introdus contorul de tip GAZ în meniul Configurare, Contoare.

Dacă aveţi proprietari care nu au contor pasant de gaz (sunt necontorizaţi), ar trebui să le debifaţi acest tip de contor (în dosarul TABEL, dublu click pe apartament, tab-ul Iniţializare, în partea de sus) iar apoi să introduceţi indecşii tuturor contoarelor.

Repartizarea propriu-zisă a facturii o veţi face folosind funcţia Distribuie cheltuiala (dosarul Cheltuieli şi Facturi, click drept pe factura de gaz); nu există funcţie specială pentru repartizarea facturii de gaz, ca şi în cazul apei.

Ultimul pas îl reprezintă calcularea şi setarea exactă a preţului per metru cub de gaz. Avem două situaţii:

• toate apartamentele sunt contorizate la gaz; în această situaţie, este de preferat să punem preţul ca fiind valoarea facturii împărţită la numărul de metri cubi citiţi de proprietari (în mod normal, la gaz n-ar trebui să existe pierderi)
• există apartamente necontorizate; în această situaţie, vom pune preţul din factură (valoarea facturii împărţită la numarul de metri cubi facturaţi)

Numărul de metri cubi introduşi în program îi puteţi vedea din meniul Rapoarte, Apă şi căldură, Total contoare.

Preţul gazului se introduce în meniul Configurare, Preţuri. De notat că, preţurile se configureză per scări (de multe ori, pot exista mici diferenţe de la o scară la alta).

Având în vedere că, veţi obţine cel mai uşor preţul cu TVA, când introduceţi preţul, puneţi bifa Preţurile sunt exprimate cu TVA şi introduceţi preţul gazului. Dacă doriţi, după ce introduceţi preţul, puteţi scoate bifa respectivă (în cazul apei, vă avantajează să introduceţi preţurile fără TVA, aşa cum apar în factură)

Dacă observaţi vreo problemă legată de repartizara gazului (ex: raportul Nota de plată nu apare corect) aproape întotdeauna greşeala este de la preţ (ex: preţul a fost setat la o singură scară; preţul a fost calculat cu TVA, dar a fost introdus fără bifa "preţurile sunt cu TVA")

În situaţia în care, pe factură apar două penţuri pentru unele componente ale facturii de apă, ideea este că, preţul "real" este undeva "între" cele două preţuri (mai exact, media ponderată)

Ca să nu fie nevoie să calculaţi preţul folosind media ponderată, vom folosi o logică mai simplă: în fereastra Distribuie apa rece / caldă completaţi:

• în câmpul CANTITATE puneţi cantitatea totală de apă, adică:
  cantitate cu preţ 1 + cantitate cu preţ 2
• nu completaţi preţul (după cum făceaţi de obicei) deoarece programul îl va calcula ulterior
• în câmpul VALOARE -Lei- puneţi: valoarea cu preţ 1 + valoarea cu preţ 2
• în câmpul VALOARE TVA -Lei- puneţi:
  TVA-ul aferent valorii cu preţ 1 + TVA-ul aferent valoarii cu preţ 2

Faceţi aşa:

• creaţi un furnizor nou (ex: "Administrator Popescu")
• pentru a împrumuta asociaţia cu bani, introduceţi o chitanţă (de la furnizorul de mai sus) cu bifa Restituire bani de la furnizor
• când doriţi să vă recuperaţi banii, folosiţi operaţiunea inversă, adică avansul. Mai exact, introduceţi o chianţă de plată în avans, către furnizorul creat mai sus

Chitanțele de mai sus, pot avea "Tipul documentului" ca fiind DISPOZIŢIE DE ÎNCASARE, respectiv DISPOZIŢIE DE PLATĂ

Ar fi două abordări:

• să evidenţiaţi preşedintele sub forma unui furnizor
• să folosiţi un cont bancar pentru evidenţa operaţiunilor

Dacă se lucrează frecvent în acest fel (ex: lunar, daţi bani preşedintelui pentru a face achiziţii sau plăţi de facturi) ar fi recomandat să folosiţi a doua metodă.

Prima variantă:

• creaţi un furnizor nou (ex: "Preşedinte Popescu")
• când daţi bani preşedintelui, introduceţi o chitanţă de avans (către furnizorul de mai sus)
• când preşedintele vă aduce facturi, chitanţe şi restul de bani, faceţi asa: introduceţi o chitanţă cu bifa Restituire bani de la furnizor de la furnizorul nou creat, cu toată suma pe care i-aţi dat-o, după care introduceţi facturile şi chitanţele primite

Dacă se întâmplă ca, preşedintele să nu vă returneze restul de bani, ar fi recomandat să folosiţi a doua metodă, pentru o evidenţă mai clară.

A doua variantă:

• creaţi un nou cont bancar în meniul Configurare, Date despre asociaţie (ex: Cont Preşedinte Popescu)
• dacă daţi bani numerar preşedintelui, folosiţi operaţiunea Depunere numerar (în contul creat mai sus) din meniul Diverse, Operaţiuni bancare
• dacă preşedintele retrage numerar din contul asociaţiei, evidenţiaţi operaţiunea ca un Transfer între conturi (din contul "real" al asociaţiei, în contul preşedintelui)
• când primiţi de la preşedinte chitanţe de plăţi efectuate de el (din banii respectivi) înregistraţi operaţiunile ca şi plăţi din contul de bancă de mai sus (ex: Cont Preşedinte Popescu)
• dacă preşedintele vă returnează numerar (ex: rest de la plata facturilor) introduceţi suma respectivă ca şi Ridicare numerar din contul de mai sus
• în soldul contului aferent preşedintelui (ex: Cont Preşedinte Popescu) veţi vedea totdeauna, suma pe care trebuie să o returneze asociaţiei

Chitanțele prin care daţi şi primiţi bani de la preşedinte, pot avea "Tipul documentului" ca fiind DISPOZIŢIE DE PLATĂ, respectiv DISPOZIŢIE DE ÎNCASARE

Dacă sunteţi în prima lună de utilizare a programului, mergeţi în meniul Configurare, Fonduri, daţi dublu click pe fondul dorit (să-l numim Fond X), tab-ul Sold curent, dublu click pe un element şi introduceţi valorile pentru fiecare apartament.

Restul articolului este despre modificarea valorilor în situaţia în care nu mai sunteţi în prima lună de utilzare.

Presupunem că, sunteţi în situaţia cea mai "complicată" în care, unele apartamente au sold pozitiv, alte au sold negativ, iar noile valori sunt şi ele, unele cu plus, altele cu minus. Presupunem de asemenea că, aţi determinat care sunt valorile corecte (ex: le aveţi într-un fişier Excel)

Mai presupunem că, soldul total al Fondului X (ex: Fond reparaţii) este corect. Dorim doar modificarea valorilor între apartamente (unele trebuie să aibă mai mult, altele mai puţin)

Ideea este să folosiţi funcţia Transfer între fonduri din meniul Diverse. Veţi utiliza opţiunea Valori individuale pentru a putea completa o valoare oarecare pentru fiecare apartament. Pentru o logică mai simplă, puteţi face transferurile folosind un fond intermediar (ex: Fondul de penalizări).

Prima etapă va fi să faceţi soldul zero la toate apartamentele. Aici veţi utiliza soldurile actuale. Pentru acest lucru, faceţi două operaţiuni după cum urmează:

• transferati cu Valori individuale din Fondul X (ex: Fond reparaţii) în Fondul intermediar (ex: Fond penalizări) doar valorile care sunt momentan cu plus
• transferati din Fondul intermediar (ex: Fond penalizări) în Fondul X (ex: Fond reparaţii) cu Valori individuale valorile care sunt cu minus momentan, dar introducând cu plus (adică, acoperiţi soldul negativ la fiecare apartament)

În urma acestor operaţiuni trebuie să aveţi sold zero la fiecare apartament, pentru Fondul X (ex: Fondul de reparaţii)

Pentru a completa mai uşor căsuţa cu Valori individuale, puteţi folosi butonul Setare valori, cu opţiunea de preluare din Excel.

Pentru a obţine un fişier Excel cu soldul actual pe care îl are fiecare apartament, puteţi folosi raportul Sold fonduri cu tipărire în fişier Excel.

Puteţi folosi formule Excel pentru a determina suma soldurilor pozitive, respectiv suma soldurilor negative, care vă sunt utile mai sus, la cele două transferuri.

În ultima etapă, veţi obţine soldul dorit la fiecare apartament (veţi utiliza noile solduri, cele corecte). Prima dată pentru cei care au sold pozitiv, iar apoi pentru cei care au sold negativ. Faceţi două operaţiuni după cum urmează:

• transferati din Fondul intermediar (ex: Fond penalizări) în Fondul X (ex: Fond reparaţii) cu Valori individuale noile solduri care trebuie să fie cu plus
• transferati cu Valori individuale din Fondul X (ex: Fond reparaţii) în Fondul intermediar (ex: Fond penalizări) noile solduri care trebuie să fie cu minus (dar introducând sumele cu plus)

În urma acestor operaţiuni, soldul fondului intermediar (ex: Fond penalizări) trebuie să rămână neschimbat. De asemenea, soldul total al Fondului X (ex: Fond reparaţii) trebuie să rămână şi el acelaşi.

În meniul Salarii, Generare / vizualizare salariu sau avans, puteţi să daţi dublu click pe unul din angajaţi, să completaţi câmpul Alte sume brut (Premii) şi să puneţi bifa "Costul salariului este suportat dintr-un fond". Această opţiune însă, are efect pentru întregul cost al salariului (nu doar pentru o parte)

Pentru a suporta din fond doar o parte din salarii (inclusiv impozite sau contribuţii) ideea este aşa: în momentul în care daţi GENERARE SALARII, vă apare o fereastră cu datoriile care se generează (ex: Salariu Popescu, Impozit şi contribuţii sociale, Contribuţie asiguratorie de muncă etc)

Fiecare datorie (ex: Salariu Popescu) are şi o pereche din fond (ex: Salariu Popescu din fond). Soluţia este să modificaţi datoriile aşa încât, să repartizaţi sumele după cum doriţi (ex: în loc de "Salariu Popescu 900 Lei" puteţi pune "Salariu Popescu 600 Lei" respectiv "Salariu Popescu din fond 300 Lei")

Când faceţi "împărţirea" valorilor (care sunt suportate din fond şi care se repartizează pe listele de plată) ar trebui să aveţi grijă ca, suma lor să rămână constantă (în exemplul de mai sus: 600 + 300 = 900 Lei).

Presupunem că, doriţi să suportaţi din fond şi impozitele aferente primei respective. Prin urmare, va trebui să determinăm cât au crescut costurile salariate "din cauza" acestei prime.

Faceţi aşa:

• generaţi salariile fără primă şi notaţi valoarea Impozitului şi a contrbuţiilor sociale respectiv CAM-ului generat
• anulaţi generarea salariilor, introduceţi prima şi generaţi salariile din nou
• modificaţi datoriile generate conform indicaţiilor de mai sus (aşa încât "creşterea" datoriilor să fie suportată din fond; de exemplu: vechea valoare a impozitului era 300 Lei; noua valoare a impozitului este 400 Lei; modificaţi datoriile şi puneţi "Impozit 300 Lei" respectiv "Impozit din fond 100 Lei")